Realizar una convocatoria exitosa no se reduce a una base de datos. Requiere experiencia y una metodología clara que permita controlar el proceso y no tener sorpresas desagradables cuando ya es demasiado tarde.

El poder de convocatoria de una empresa va más allá del charming personal de su gerente de mercadeo o de su red de contactos. Podríamos decir que todo ayuda y, claro, sí, es verdad, lo que no resta, ¡suma! Lo cierto es que no importa el tema del evento ni el motivo, la inversión o las ganas que le pongamos. Si no llegan los invitados, siempre será una pérdida de tiempo y dinero.

En DÍGITO57 hemos realizado docenas de convocatorias y hemos aprendido que hay cinco factores relevantes que siempre se deben tener en cuenta para lograr una gran convocatoria y, por tanto, un gran evento:

Dígito57 Icon Base de Datos.– Debe estar actualizada y completa y estar acorde con la cantidad de asistentes que aspiramos tener. Además hay que analizar qué tipo de contactos tenemos y en qué nivel jerárquico dentro de la empresa están. No es lo mismo convocar secretarias que gerentes generales porque las motivaciones y agendas de cada uno son muy diferentes.

Estas preguntas le pueden ayudar a evaluar la calidad de su base de datos: ¿Incluye el nombre del contacto que necesito? ¿Tiene el teléfono fijo y la extensión? ¿Hay celular de la persona que me interesa? ¿Tengo su mail? Si nuestro objetivo son altos directivos, es muy útil tener los datos de su asistente personal.

 Evento.– Debe ser atractivo y oportuno en día, hora, lugar y contenido. Un evento corporativo debe cautivar al invitado en dos facetas: Al profesional, por el conocimiento que va a adquirir o las relaciones que puede hacer; a la persona, por la experiencia lúdica que le ofrece.

Estas preguntas le pueden ayudar a evaluar su evento: ¿Me parece tan bueno que quisiera ir de invitado y no como anfitrión? ¿Yo estaría feliz de asistir a este evento? ¿Vale la pena llegar más tarde a casa por asistir?

 Invitación.– No se trata solo de una pieza informativa, debe ser sugerente, que estimule la asistencia. Piense que es el primer contacto con sus invitados y que solo se tiene una oportunidad de causar una buena primera impresión. Debemos empezar a entablar una conversación con nuestros invitados. Además, ¿vamos a enviar una invitación física o será solo virtual? ¿En qué casos usar cada una de ellas?

Estas preguntas le pueden ayudar: ¿Qué siento cuando leo la invitación? ¿Es sorprendente? ¿Cuál es la promesa que me está haciendo? ¿Está en consonancia con el tono del evento?

 Anticipación.– Recuerde que anticiparse es la mejor estrategia para no cometer errores. ¿Cuándo debemos enviar las invitaciones? ¿Cuándo debemos empezar el seguimiento telefónico?

 Contacto Telefónico.– Un correcto seguimiento telefónico reforzará el mensaje de la invitación y logrará el compromiso de asistir pero… ¿Uso un call center o lo hago internamente? Si lo hago interno, ¿quién debe llamar, qué debe decir? ¿Cuántas veces debo contactar a cada invitado? ¿Qué pasa cuando se trata de convocar a personas de alto nivel?

¿Y QUÉ PASA CON LOS PERIODISTAS?

En el caso de convocatorias de medios, las mismas claves generales aplican pero además, es realmente importante saber contestar estas preguntas: ¿De verdad la noticia es tan importante que amerita un evento? Desde el punto de vista de la noticia, ¿de qué se pierde el periodista si no acude al evento? ¿Qué voceros van a estar presentes y disponibles solo en el evento?

Recuerde que si la noticia no es suficientemente fuerte para hacer un evento y el periodista que no asiste recibe exactamente la misma información y obsequios que aquel que se preocupó por aceptar tu invitación, hay grandes posibilidades de que el evento solo tenga un asistente especial y, qué casualidad, tiene los mismos apellidos que usted.

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Belén Galera
Publicista y relacionista pública española formada en la Universidad Complutense de Madrid y con especialización en comunicación corporativa en la misma universidad. Ha desarrollado su carrera de más de 25 años entre España y Colombia, adonde llegó en 1998. Ha sido profesora de comunicación en las universidades Tadeo y El Rosario en Bogotá y panelista en el Foro Internacional de la GBTA. Cofundadora en 2007 de la empresa que hoy se ha consolidado como Dígito57 y como miembro fundador de la red internacional Diversia Network.

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